ASPECTOS TRIBUTARIOS PARA LA UTILIZACION DE LAS COMPRAS COMO COSTO O GASTO
Una de las grandes deficiencias cometidas por los empresarios, es creer que, “es suficiente contar con el comprobante de pago para hacer uso de cualquier derecho tributario; es decir, puede utilizarse como crédito fiscal el IGV consignado en el comprobante, y utilizar como costo o gasto el valor del bien o servicio adquirido para efectos del Impuesto a la Renta.
Cuando la empresa es fiscalizada, dicha argumentación deviene en nula ya que no se han tomado en consideración 02 (dos) aspectos básicos. En primer lugar tenemos los aspectos de ley y en segundo termino los aspectos de políticas de control interno.
Debe tenerse en cuenta que, siendo la función de la Administración Tributaria la recaudación, generalmente buscan obtener como resultado un mayor tributo que el autodeterminado por el administrado. Para ello, actúa con criterios subjetivos, solicitando en muchos casos información que podrían denominarse pruebas inquisitivas.
Teniendo en cuenta esta modalidad de verificación (inquisitiva) de las transacciones, las empresas deben adicionar controles a los cuales por ley estén obligados a mantener.
Así mismo, debe tenerse en consideración que las observaciones detectadas por la SUNAT; según su relevancia; no queda en la esfera administrativa, ya que las mismas pueden ocasionar se tomen acciones de carácter penal, siendo los primeros en ser sindicados el Gerente General y el Contador de la Empresa, calificándolos como autor y cómplice primario respectivamente.
Por ello, haremos un recuento de las principales deficiencias detectadas por la SUNAT en una fiscalización a las adquisiciones:
1.- Aspectos formales de las compras
La empresa debe tener en cuenta aspectos contemplados en normas de carácter general y especial complementándolos con medidas de control interno, así tenemos.
a. Criterios a considerar al recepcionar comprobantes de pago
Uno de los aspectos básicos, es que la adquisición esté sustentada en comprobante de pago que permita su utilización como costo o gasto, es decir no basta con que sea un comprobante de pago.
Otro aspecto a tener en cuenta es, la descripción detallada del bien o servicio que se esta adquiriendo (precio, cantidad, etc.). Dicha adquisición será evaluada para los aspectos sustanciales.
El comprobante de pago debe consignar de manera correcta el RUC y Nombre del adquiriente.
Otro aspecto es la condición tributaria del emisor del comprobante de pago; a pesar que es una labor perteneciente a la propia SUNAT, la empresa debe verificar algunos datos (pagina WEB y realidad) antes, durante y después de la compra, según sea el modus operandi de cada empresa al momento de realizarlas, así tenemos: domicilio (fiscal, el de transacción y el del comprobante); situación del contribuyente (activo, baja), vigencia del comprobante de pago, actividad económica (subjetividad)
Pero la tarea difícil es tener la convicción que la transacción halla sido declarada por el proveedor, detalle que solo se establecerá en un proceso de fiscalización
Y es que, la SUNAT no toma en consideración que los actos de comercio se rigen por el principio de buena fe.
Adicionalmente es bueno, que el contribuyente guarde las guías de remisión respectivas.
b. Bancarización
A partir del año 2004, el adquiriente debe tener en cuenta que determinadas adquisiciones por su importe (Monto mínimo de operación a partir del 2008 es S/. 3,500.00 o US$ 1,000.00) deben ser canceladas mediante el empleo de algún medio de pago (cheque, deposito, transferencias, etc.). La inobservancia ocasionará que no se pueda deducir el crédito fiscal, utilizarse como costo o gasto, entre otras desconocimientos de carácter tributario.
c. Detracción, Percepción y Retención
Si la operación de compra está afecta al IGV, debe tenerse presente la condición tributaria tanto del adquiriente como el transferente, así como el tipo de bien que esta negociando.
2. Aspectos de sustanciales de las adquisiciones
Para hacer uso del crédito fiscal y de la utilización del bien o servicio como costo o gasto, una adquisición debe pasar enmarcarse en lo establecido en los artículos 20° y 37° de la Ley del Impuesto a la Renta.
Costo computable
La ley establece que a todo ingreso le corresponde un costo, pudiendo denominarse costo de adquisición, de producción o de ingreso al patrimonio.
Gastos aceptables
En este aspecto los gastos deben estar sujetos a los siguientes criterios, cuidándose además de las límites de deducción que la propia ley impone:
a.- Causalidad.- la adquisición debe ser necesaria para la generación de ingresos o el mantenimiento de la fuente de ingresos.
b.- Razonabilidad.- No solo es necesario que exista una necesidad, si no además, que el valor de la adquisición sea razonable de acuerdo a valor de mercado.
c. Proporcionabilidad.- la adquisición debe ser proporcional a los ingresos que genera la entidad.
d. Generalidad.- Este aspecto está referido a que el gasto no puede dar ventaja a una persona determinada (trabajador, Accionista).
3.- Registro de las transacciones
Dependiendo la modalidad por el cual es contratado un determinado contador, y los controles que la misma empresa posea, debe tenerse presente que las limitaciones de información dadas al profesional contable hacen imposible la tarea de calificar adecuadamente las adquisiciones (punto 2), así como, sustentar adecuadamente el destino de las adquisiciones y en consecuencia la renta neta imponible sufra adiciones por costos y gastos no sustentados adecuadamente.
Adicionalmente el tratamiento contable de una transacción no es igual en todos los tipos de empresas, ya que también debe tenerse en cuenta la naturaleza de la misma.
Muchas veces, los gerentes de empresas cuestionan los resultados ya que llevan un control desde el punto de vista de un tradicional flujo de caja, sin tener en cuenta por ejemplo que una transacción que ocasiona desembolso no necesariamente es ocasionada por un gasto, ya que puede tratarse de un gastos diferido, una compra de un activo, compra de existencias, etc.
4.- Sustentación del uso de la adquisición
La tarea no solo acaba con tener el comprobante de pago, demostrar que la adquisición tenga relación con la actividad de la empresa y registrarlos en los libros contables, si no que además, es deber fundamental sustentar el empleo de los bienes y servicios adquiridos. Es en esta etapa, que la Administración Tributaria se vale de muchos artificios para demostrar lo contrario a lo gestionado por la empresa, así tenemos entre otros aspectos lo siguiente:
Relación Insumo Producto.- Es decir sustentar de manera técnica cuales son los materiales que ingresan en el proceso productivo, cual es el rendimiento de los insumos, que mermas pueden existir, entre otros aspectos.
Estructuración de los precios de ventas.- Este aspecto es fundamental para el auditor tributario, ya que en ella visualizara si el estado de ganancias y perdidas esta conforme a esta estructuración (Valor de Venta= Costos de producción + gastos de distribución + Gastos Administración + Utilidad).
Por otro lado verificara si los precios de venta ofrecidos a terceros están enmarcados dentro de está estructura, al haber encontrado precios de venta inferiores al costo de producción, no pudiendo la empresa sustentar el motivo del descuento.
Controles de movimientos de almacén.- Este aspecto es básico ya que la Administración verificará de ser el caso diferencias de inventario.
Sustentación de los gastos.- El auditor puede tomar por conveniente que la empresa demuestre el impacto de algunos gastos en la generación de ingresos; así por ejemplo, puede preguntar el impacto en los ingresos por la realización de los almuerzos con clientes, en el supuesto de dar una respuesta no convincente puede determinar que se trata de un gasto personal y no de la empresa.
Conclusiones
- La contingencia tributaria es de 49% (30% Renta y 19% IGV), por cada operación cuya documentación ofrezca dudas o en su defecto no sean sustentadas adecuadamente, independientemente de una posible acción penal, según cada caso especifico.
- Es recomendable efectuar un diagnostico tributario a fin de medir posibles deficiencias el cual determinará la realización de una auditoría tributaria y posteriormente trabajos especiales de sustentación.
Manuel Lynch Guillen
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