Auditoria Tributaria 5ta Parte - Examen al rubro de Gastos

EXAMEN DEL RUBRO DE GASTOS




I ALCANCE



Los gastos de operación son aquellos en el que la empresa incurre para lograr su objetivo, es decir, para vender sus artículos ó prestar sus servicios requiere efectuar ciertos desembolsos tales como comisiones, propaganda, pago de sueldos departamento en el departamento de ventas, gastos de empaque y desembarque, entre otros. Así mismo necesita una adecuada administración de toda empresa; consecuentemente utilizará los servicios del cuerpo gerencial, de un departamento de contabilidad, de cobranzas, área legal y otros más que originan erogaciones necesarias; y por ultimo el pago de intereses ocasionado por algún financiamiento necesario, el cual esta debidamente utilizado.



Como requisito para conocer la utilidad o perdida del ejercicio, debe existir correlación entre los ingresos y gastos, debiendo justificarse aquellos que no guardan esa relación, es así que, para fines tributarios serán deducibles los gastos propios del giro del negocio necesario para producir o mantener la fuente productora de la renta, siempre que no este expresamente prohibido por la norma tributaria.



Los gastos no deberán anticiparse o diferirse, ni exagerarse o subestimarse en cifras de importancia. Por lo tanto, debe haber corte apropiado de la contabilidad al inicio y al final del periodo.



Los gastos no repetitivos o que son extraordinarios deben reconocerse en el periodo en que se incurren, pero deben ser mostrados por separado de las operaciones ordinarias o normales.



Si la determinación de los resultados periódicos no se ha mantenido consistentemente los principios de contabilidad, debe cuantificarse el efecto del cambio.



II OBJETIVO


Los objetivos de los procedimientos de auditoria tributaria en este rublo son los siguientes:



1.- Comprobar que los gastos de operación representan transacciones efectivamente realizadas.



Esta comprobación se lleva a cabo con el fin de cerciorarse de que los gastos de operación que se presentan no incluyan gastos ficticios.



Tratándose de provisiones, el auditor deberá cerciorarse de que sean razonablemente correctas, verificación que se realiza comúnmente al revisar las cuentas del activo y pasivo que originan el cargo de los resultados.



2.- Determinar que todos los gastos de operación del ejercicio estén incluidos en el estado de resultados y que no se incluyan transacciones de los periodos inmediatos anterior y posterior.


El departamento contable recibe documentación extemporánea, los cuales no han sido debidamente provisionados en el ejercicio económico que corresponden, dando lugar a registrarlos en el mes de recepción, utilizando esta fecha como el de operación; por ello el auditor tributario debe verificar las fechas consignadas en los documentos del ejercicio en revisión y a la vez realizar una lectura rápida de fechas de los documentos del ejercicio posterior sobretodo de los 03 primeros meses.



3.- Asegurarse de que los gastos de operación que se muestren en el estado de resultados provengan de las operaciones normales del negocio y que se revelen las partidas extraordinarias, especiales o no concurrentes así como las transacciones importantes con entidades afiliadas.


A efectos del desarrollo de este punto, el auditor tributario previamente debe haber tomado conocimiento del modus operandi de la empresa a fiscalizar, su inobservancia acarrea reparos injustificados.



También debe tenerse presente las normas de auditoria relacionadas con partidas excepcionales o extraordinarias.



III CONTROL INTERNO



La revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno deberá dirigirse principalmente a los siguientes aspectos:



1.- Existencia de un catalogo de cuentas para clasificar adecuadamente los gastos de operación.


2.- Revisión sistemática de las operaciones que afecten las cuentas de gastos de operación, tales como egresos, compras y cuentas por pagar, planillas, inventarios, etc.


3.- Revisión de las normas de la empresa que regulan la autorización de los gastos administrativos, así como los montos máximos de estos (atenciones, gastos de representación, gasolina, etc.)


4.- Revisión del proceso de emisión de vales de caja, estableciendo claramente los niveles de la organización autorizados para la emisión de los mismos.



IV PROCEDIMIENTOS


Para establecer de manera fehaciente que los gastos realizados por los contribuyentes corresponden al ejercicio y son aceptados como deducción por las normas tributarias vigentes a la fecha del examen, el auditor tributario deberá efectuar una revisión de los registros contables, la documentación sustentatoria, tarjetas de personal, contratos, fichas, centros de trabajo, papeles de trabajo, etc. También deberá investigar las correspondientes contrapartidas, poniendo especial atención a las provisiones castigos, reservas, disposiciones.



Las cuentas de gastos mas importantes que debe tener en cuenta los auditores tributarios son los siguientes:



1.- Remuneraciones


Son aquellos montos pagados por prestación de servicios personales, llamados sueldos, salarios, honorarios, comisiones, bonificaciones, vacaciones, gratificaciones, etc.; es decir todo pago que se realiza al trabajador por su labor, siempre que sea necesario para producir renta gravada o mantener su fuente productiva.


Para establecer si el gasto es aceptable el auditor analizará, recurriendo a elementos sustentatorios, tales como: libros de planilla, contratos de trabajo, boletas de pago, documentos de caja y bancos, cuentas corrientes, etc, inclusive de ser posible un pequeño test a algunos de los trabajadores a fin de contrastar vinculación laboral de familiares ó accionistas.



Básicamente el auditor tributario determinará:


a) Que la retribución sea para generar rentas gravadas o mantener su fuente productora.


b) Que los trabajadores que perciben remuneraciones, sean realmente trabajadores de la empresa; prestando mayor énfasis en el caso de familiares de accionistas, ejecutivos de la empresa.


c) Que las remuneraciones que aparecen en las planillas sean percibidas por los trabajadores.


d) Que las remuneraciones estén dentro de los límites establecidos por las normas tributarias.



2. Gastos Financieros


Dentro de estas se incluyen todos aquellos cargos relacionados con intereses, diferencias de cambio y otros. El auditor tributario deberá establecer lo siguiente:


a) Establecer si los cargos realizados por el contribuyente guardan relación con las operaciones propias del mismo, es decir que las deudas contraídas sean para la adquisición de bienes y/o servicios vinculados a producir o mantener la fuente productora de la renta o actividad gravada.


b) Comprobar si los prestamos recibidos están redituando intereses no mayores a los permitidos por ley.


c) Comprobar la exoneración total o parcial de los intereses abonados, por préstamos del exterior.




3. Provisiones para incobrables y castigos.


El auditor tributario debe tener en cuenta lo siguiente:


a) Deberá verificar que las provisiones para cuentas incobrables debe reunir las exigencias establecidas por la norma del impuesto a la renta.


b) Verificara que no haya castigado directamente las facturas por cobrar.


c) Verificación que los castigos de los incobrables, se hallan hecho después de terminados los procesos judiciales de incobrabilidad.


Cuando el castigo no requiere intervención judicial por la cuantía, deberá verificarse que corresponda a toda la deuda del cliente y no por documento.



4.- Mermas y Desmedros.


En cuanto a este punto el auditor tributario tendrá en cuenta lo siguiente:


a) Que las mermas sean razonables de acuerdo al giro del negocio, en todo caso se solicitara un estudio técnico al respecto, este punto se confronta con el análisis del costo de ventas, en lo relativo a la relación insumo-producto.


b) En el caso de desmedros de existencias, deberá verificarse la fehaciencia de la certificación notarial o técnica respectiva, comunicación a la administración tributaria y de ser posible, efectuar una inspección ocular del bien afectado.





5. Depreciación de activos fijos


En cuanto a la depreciación de activos fijos deberá verificar lo siguiente:


a) La existencia física y documentos de propiedad de los activos fijos, estableciendo su antigüedad, su valuación y que sirvan para generar renta gravada o mantener su fuente productora.


b) Que el porcentaje de depreciación aplicado por el contribuyente sea de acuerdo a la norma tributaria vigente a la fecha de operación.


c) Que los activos fijos dados de baja, previamente se haya cumplido con las exigencias de la norma tributaria.


d) Que el cálculo este efectuado bajo criterios de uniformidad, cuya variación debe estar debidamente justificada.


e) Que corresponda al ejercicio gravable.


f) Que exista una adecuada distribución del referido gasto.



6. Provisiones de beneficios sociales


El auditor tributario deberá verificar lo siguiente:


a) Que corresponda al trabajador existente previo análisis de las remuneraciones.


b) Que los cálculos realizados por el contribuyente se ajusten a las normas laborales tributarias.


c) Que las exigencias o formalidades laborales hayan sido aplicadas de acuerdo a ley.



7. Gastos de viaje y representación


El auditor tributario en su análisis de este rublo verificara lo siguiente:


a) Que el gasto de viaje sea para generar renta gravada o mantener su fuente productora.


b) Que los gastos por pasajes estén documentados, excepto al de los viáticos, pero debe verificarse que no exceda de los limites señalados por la ley tributaria.


c) Que las personas que han realizado el viaje sean representantes del contribuyente.


d) Que los montos pagados como gastos de representación, no exceda de los montos señalados por la norma y exista documentación sustentatoria.


e) Existencia de informes del usuario del viaje que comprendan la causa, gestiones y logros realizados en los viajes.





8.- Diferencia de cambio


Comprobar la adecuada determinación de las diferencias de cambio que afecte a las cuentas de resultados; por ejemplo tenemos: utilización del tipo de cambio y determinación de la moneda de origen.


Así mismo deberá observar si el efecto de las variaciones registrada en gastos no deriva de compromisos asumidos por activos aun existentes y no realizados, no utilizados, en transito o en construcción, según normas contables y tributarias.



9.- Gastos Diversos


Este rublo incluye entro otros gastos de administración y de ventas, tales como luz, agua, fletes, teléfonos, primas de seguros, mantenimiento, etc.


El auditor tributario deberá verificar entre otros lo siguiente:


a) Procedencia de los gastos, es decir, que la carga sea para generar renta gravada o mantener su fuente productora.


b) Que los gastos no se excedan a los límites establecidos por las normas.


c) Que los gastos correspondan al ejercicio gravable.


d) Que los mismos hallan sido adecuadamente distribuidos en sus respectivos centro de costos para su valuación.



Manuel Lynch Guillen

Mlynchg@lga.com.pe


2 comentarios

Anónimo dijo...

Muy buenoo (Y) MEE SIRVIOO! DESPUES DE UNA LARGA BUSQUEDA!

SALUDOS BUEN DIA

Anónimo dijo...

Te felicito Manuel tu trabajo esta bueno. Y sigue en esto pues hay mucha gente que ve tu web solo que no se toma unos minutos en reconocer.
Saludos

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