Auditoria Tributaria Parte III - Examen al Rubro de Ingresos

I.- ALCANCE
Partiendo del objetivo de la auditoria financiera cual es expresar una opinión sobre la observancia de las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados en la formulación de los Estados Financieros de una empresa; y teniendo en cuenta el carácter mercantil que encierra todo negocio, el rublo de ingresos puede considerarse como el punto de partida a partir del cual la empresa empieza a tener una razón para su existencia. Vale decir toda empresa es creada para generar ingresos, solo con ellos podrá absorber en forma parcial o total los costos y/o gastos en que incurre con el fin de generar los mismos; o en el mejor de los casos (el que económicamente es mas razonable) superar el monto de tales costos y gastos para generar excedentes que sirvan de retribución al capital invertido para la puesta en funcionamiento del negocio.

Así pues, podemos sostener que los ingresos son el oxigeno que necesita la empresa para seguir subsistiendo, por lo que su adecuada cuantificación y razonable presentación en los estados financiero es de vitral importancia para la correcta evaluación de la situación económico financiera de la empresa.

La labor de la auditoria tributaria en este sentido, requiere tener un conocimiento integral de la operatividad de la empresa en lo que se refiere al proceso de distribución y comercialización de los productos que elabora o servicios que presta. En tal sentido, será necesario conocer los siguientes aspectos:

1) En primer lugar el proceso de captación de los clientes; distinguiendo si son captados a través de vendedores comisionistas o simplemente se espera que el comprador acuda a las oficinas de las empresas para hacer su requerimiento.

2) Así mismo habrá que conocer el proceso de toma de pedidos de los clientes ( por escrito o simplemente en forma oral).

3) Posteriormente se tendrá que analizar como son los requerimientos del departamento de ventas hacia los almacenes de productos terminados.

4) También será necesario evaluar el proceso de fijación de precios, políticas de descuento, facturación y cobranza de ventas realizadas, así como la respectiva contabilización.

5) Por último es preciso tener en cuenta el proceso de entrega de productos vendidos así como su respectiva contabilización.

Todo este ciclo sumariamente descrito anteriormente, es el que se conoce como SEGMENTO DE INGRESOS de toda empresa, el mismo que involucra no solo la partida de ingresos de los estados financieros, si no también otros como el inventario, cuentas por cobrar, tributos por pagar y cuentas por pagar. Es por ello que, el examen del rublo de ingresos debe ser complementado con los exámenes de los rublos antes mencionados, los mismo que deben ser formulados y presentados de acuerdo a los principios contables de general aceptación, recogidos y sistematizados en las Normas Internacionales de Contabilidad, así como las normas tributarias aplicables en cada caso.


II OBJETIVOS

El objetivo del examen del rublo de ingresos conlleva:

1) Comprobar que tales ventas declaradas ante la administración tributaria y su costo de ventas representen transacciones efectivamente realizadas.

El auditor tributario deberá cerciorarse de que las ventas y el costo de ventas respectivo; que se hallan registrado en el periodo auditado; representen transacciones efectivamente realizadas, amparadas por hechos tales como la entrega de los productos o la prestación efectiva de un servicio a los clientes.
También debe cerciorarse de que los costos y gastos de ventas relativos a los productos vendidos o a los servicios prestados sean los realmente incurridos y que se encuentre directamente relacionados con los ingresos obtenidos.

2) Determinar que todas las ventas del ejercicio gravable estén registradas y que no se incluyan transacciones correspondientes a los periodos inmediato anterior o posterior.

Este objetivo esta referido a la necesidad de prevenir posibles irregularidades a través del corte de las operaciones relacionadas al ejercicio auditado. Dicho corte debe coincidir con la fecha de cierre de operaciones con el fin de evitar distorsionar los estados financieros trasladando ingresos que corresponden al ejercicio hacia el inmediato anterior o posterior.

3) Determinar la autenticidad de la deducción de ventas por concepto de descuentos, bonificaciones, devoluciones, etc.

En este sentido es posible determinar que las deducciones por concepto de descuentos, bonificaciones sobre ventas que se hayan efectuado realimente, y no se trate de mecanismos disimulados con el propósito de reducir ingresos.

Independientemente a ello debe establecer si los montos descontados por los conceptos citados en el párrafo anterior responden a las costumbres normales del mercado en el que se desenvuelve la empresa auditada, dado que, de no ser así podría estarse originado un reparo a la utilidad contable para efectos de la presentación de la declaración jurada de Impuesto a la Renta, con el correspondiente efecto en el Impuesto a las Ventas, situación que el auditor tributario también debe observar en su informe.

4) Comprobar la adecuada presentación y revelación en los estados financieros y declaración jurada del impuesto a la renta.

Los estados financieros deben ser preparados de acuerdo a los principios contables de general aceptación a través de modelos que utilizan una terminología que pretenden ser estándar de todo tipo de negocio o actividad, mientras que la declaración jurada deberá ser elaborada teniendo en cuenta las normas legales vigentes; es necesario tener cuidado con el proceso de formulación de los mismos, ubicando adecuadamente cada una de las partidas contables dentro de la estructura del Estado Económico y Estado Financiero de la empresa sobre la cual se informa.

Sobre lo que respecta al rublo de ingresos debemos distinguir dentro de la estructura de los Estados Financieros los que corresponden al giro del negocio, procediendo a separar en partida especial lo que corresponde a ingresos de naturaleza extraordinaria, y que por lo tanto no se generen por las acciones de negocio que emprende la empresa. Una conjunción de ambos conceptos puede generar una distorsión en la interpretación de los estados financieros con respecto al nivel de rentabilidad operativa.



5) Comprobar que haya consistencia en los métodos utilizados para su registro.

La consistencia esta referida a la necesidad de comparación de los estados financieros entre dos a más periodos contables. En tal sentido solo será útil todo proceso comparativo cuando en los periodos contables comparados, se hayan aplicado los mismos criterios, debiendo existir una adecuada revelación, y, de ser posible la razonable cuantificación de los efectos de dichos cambios.


III CONTROL INTERNO
Los aspectos a tener en cuenta en la evaluación del control interno referido al rublo ingresos son:

1) Segregación adecuada de las funciones de pedidos (de clientes), créditos, embarques, facturación, cobranzas, recepción de devoluciones y contabilización.

Comos se ha precisado anteriormente, el proceso de generación de ingresos por parte de una empresa conlleva la interrelación de varios departamentos y funciones administrativos, es precisamente esta interrelación la que permite la implementación de medidas de control dentro de dicho proceso.

Estas medidas estarán orientadas a prevenir que siendo una sola persona la única responsable de todo el SEGMENTO DE INGRESOS, la posibilidad de que esta cometa irregularidades es muy elevada, atentándose contra los intereses de la empresa, distorsionándose así la información financiera y tributaria. En tal sentido el sistema de Control Interno con que debe contar toda empresa debe dispersarse por toda la organización de manera que exista una concurrencia de todos los departamentos de la empresa hacia los objetivos sociales de la misma.

2) Existencia de informes prenumerados de las mercancías embarcadas uy recibidas por devoluciones de los clientes, como base de su correcta contabilización.

La prenumeración es un mecanismo básico de control administrativo basado en el presupuesto de que teniendo toda la documentación prenumerada, se hace necesario que el personal encargado del manejo de tal documentación justifique completamente la utilización de la misma, descartando la posibilidad de uso indebido de los mismos.

Así mismo la prenumeración permite el cruce de información entre departamentos de la organización, constituyéndose en ese sentido en un mecanismo para detectar cualquier irregularidad cometida en uno de los departamentos de la empresa, sin que ello signifique poder detectar los casos de colusión que pueda darse al interior de la misma. Un buen mecanismo para detectar estos casos es utilizar el cruce de información con terceros (clientes o proveedores); la información proporcionada por estos medios es mas confiable para la labor del auditor, que la proporcionada por la misma empresa.

3) Autorización y documentación de las ventas a crédito, de los precios de venta, de las bonificaciones y devoluciones.

Este tercer aspecto a tener en cuenta al evaluar el control interno referente al rublo ingresos, está referido a la determinación previa y claramente de los niveles de autoridad y las atribuciones que posee cada nivel y departamento administrativo de la empresa. En esta perspectiva es necesaria que el proceso de determinación de precios, autorización de créditos, bonificaciones o devoluciones, este en manos de una unidad administrativa especifica independiente de los demás departamentos o unidades que intervienen en el proceso de generación de ingresos (SEGMENTO DE INGRESOS). A su vez dentro de dicha unidad administrativa deben existir niveles diferenciados de decisión, los mismos que deben aumentar de jerarquía en forma proporcional al volumen de ingresos manejados. De esta manera se evita por una parte el centralismo, y al mismo tiempo la participación de los niveles inferiores de la organización de la gestión de la empresa, lo cual sirve como elemento motivador de los trabajadores de menor nivel.

4) Comprobación aritmética de las facturas y notas de crédito.

Este aspecto de la evaluación del control interno tiene aparentemente poca importancia, dada la utilización en la actualidad de equipos de computación y sistemas de informáticos en la formulación de los Estados Financieros; sin embargo su importancia se mantiene siempre a todo nivel, por lo siguiente:

a.- El software utilizado en los equipos de cómputo para procesar la información financiera, requiere previamente de una alimentación (transacciones de la empresa); la misma que al ser efectuada como labor humana, es susceptible de errores voluntarios o no.

b.- Dada la absoluta confianza que se otorga a los Software, muchos usuarios dan por descartado que los auditores dediquen mayor tiempo a realizar las referidas operaciones aritméticas, permitiéndose redondeos o aproximaciones, así como la carencia de justificación de saldos, aspectos que según la magnitud de las desviaciones pueden distorsionar considerablemente la realidad económico financiera que se presenta.

5.- Existencia de información analítica de las ventas y sus deducciones por líneas de producto, zonas, agentes, sucursales, de exportación, márgenes de utilidad, etc.

Muchas veces el manejo de las cifras globales o consolidadas, permiten a los procesadores de las mismas efectuar compensaciones o neteos inconsistentes desde el punto de vista de la técnica contable. Es así como el neteo de cuentas deudoras y acreedoras correspondientes a la misma persona pueden distorsionar totalmente la situación financiera presentada. Es por ello que se hace necesario que toda cifra consolidada se encuentre perfectamente conciliada con los documentos fuentes que la originan o con otras cifras de subtotales que a la vez están conciliadas con los respectivos documentos fuentes

IV PROCEDIMIENTOS
Dentro de los procedimientos que se deben tener en cuenta para verificar la razonabilidad de la cuenta ingresos o ventas, se deben realizar entre otros los siguientes exámenes:

1) Comprobar que los embarques fueron recibidos por los clientes y facturados oportunamente

2) Verificar en las facturas o documentos que amparen las ventas y su costo, los cálculos aritméticos, precios unitarios, bonificaciones, progresividad numérica, contabilización, etc.

3) En la medida que sea practico, se hará pruebas globales de las ventas y sus costos del margen de utilidad.

4) Revisión del costo de ventas, así como el proceso productivo.

5) Verificación teniendo en cuenta las unidades vendidas y sus saldos iniciales y finales

6) Verificando mediante la información de terceros pudiendo ser vía clientes, proveedores, entidades del estado, etc. En el caso de empresas comerciales

7) Verificar mediante el método INSUMO - PRODUCTO, en el caso de empresas industriales.

8) Verificación de los impuestos causados, tanto en las compras de materias primas y otros insumos como en la respectiva facturación a los clientes.

9) Comparación de las cifras contra presupuestos y comprobación de las explicaciones respecto a variaciones de importancia.

10) Es recomendable que estos procedimientos de auditoria se coordinen con aquellos que se utilicen en cuentas por cobrar e inventarios.

11) Comprobar la adecuada presentación y revelación de los estados financieros.

V ELEMENTOS PARA LA VERIFICACION DE VENTAS
Los elementos que pueden servir como base para los métodos de verificación son:
1) Libros de contabilidad, declaraciones juradas

2) Facturas de compras, ventas, lista de precios, circularizaciones o cruces de información con clientes y proveedores.

3) Estado de cuentas corrientes bancarias.

4) Hojas de calculo, papeles de trabajo, toma de inventarios.

5) Kárdex y control del almacén, control de producción, etc.

6) Estadísticas presentadas a los ministerios.

Manuel Lynch Guillen
Mlynchg@lga.com.pe

2 comentarios

Anónimo dijo...

este articulo era lo que estaba buscando, gracias.esta muy bueno.

curso contabilidad y finanzas dijo...

Muy buen blog. La actividad contable es uno de los pilares fundamentales de cualquier entidad. Por este motivo, tener conocimientos sobre contabilidad es muy importante para asegurar el buen andar financiero de los distintos organismos.

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